|
Kantoorinnovatie
en draagvlak
Draagvlak
bij kantoorinnovatie. Het klinkt cryptisch en wazig, maar niets is minder
waar, zo bleek uit een symposium tijdens de beurs Facilitair in de
Brabanthallen in Den Bosch. Aan het woord kwamen drie personen, die dit
draagvlak van verschillende kanten belichtten: Nico van Dalen, van het
bedrijf Offace, Corné Paris van de gemeente Apeldoorn en Herbert Monteban
van het instituut Kerk en Wereld.
Offace, dat actief is in projectbegeleiding, hanteert de beroemde
kleurentheorie van de Amerikaanse wetenschapper Robert Graves om uit te
vinden wat het draagvlak van de werknemers is bij veranderingen van de
werkomgeving. Woordvoerder Nico van Dalen: “Het gaat natuurlijk ook om
de balans in de huisvestingsituatie, maar het belangrijkste voor ons is
het emotionele draagvlak. Wat drijft de mens om bepaalde keuzes te maken?
Dat vroeg Graves zich af en wij ook. We hebben de wereldbeelden van Graves
daarom nauwkeurig op een rijtje gezet en geven iedere werknemer de kleur
die het beste bij hen past. De één is bijvoorbeeld ‘geel van kleur’.
Deze persoon heeft als kernwaarden ‘begrijpen’. Een volgende is
‘oranje gekleurd’ en luistert naar ego-waarden als resultaat en
succes. Sociaal, ordening en geborgenheid zijn andere ‘kleuren’ van
Graves.”
Van Dalen vertelt dat de inrichting van een kantoor vervolgens op de
kleurentheorie van Graves wordt afgestemd. “Om de ‘oranje persoon’
als voorbeeld te houden; diens waarden als succes en resultaat zorgen voor
een individuele benadering. Vaak kan het hier ook niet gek genoeg. Offace
realiseerde ooit eens een project bij een trainingsbureau. De
‘oranjegekleurde’ trainers werkten het liefst in hangmatten. Ze zijn
sterk gericht op uitdaging, zijn flexibel en hebben de neiging om zelf te
sturen. Dit terwijl de secretariële afdeling aangaf het liefst te werken
in een stabiele, veilige omgeving. Dit vertaalden we in een
recht-toe-recht-aan bureau, omringd met kasten, een gangbare invulling
dus.” Uiteraard is de één sneller te motiveren om iets aan de
werkomgeving te veranderen dan de ander. “Het is dus zaak om te
analyseren wie er werkt en om de individuele waarden te meten. Op al deze
zaken kun je uiteindelijk je interieur afstemmen.”
Herbert
Monteban, adviseur van het instituut voor dialoog, onderzoek en training,
Kerk en Wereld: "We zijn een soort intermediair tussen twee partijen
in gesprek."
Hybride oplossing
Offace richtte op deze manier onder andere een verdieping van het
Apeldoornse gemeentehuis in. Het interieur van het gemeentelijke onderdeel
Ruimtelijke Ordening en Wonen was voorheen een saaie bedoening en
directeur Corné Paris maakte budget vrij voor herinrichting van deze
verdieping. Paris: “Het was één grote ruimte met cellenkantoren. We
hoorden eens ‘het is net alsof ik hier een gevangenis binnenloop’ en
dat moest veranderen. Toen hebben we Offace’s hulp ingeroepen om een
proefproject te starten en de ruimte opnieuw in te delen. We hebben meer
aandacht besteed aan de individuele uitstraling van de werkplek. Daarnaast
hoopten we dat er door de herindeling meer mensen op de verdieping konden
zitten. Onderzoek wees bijvoorbeeld uit dat 25 procent van de plekken niet
altijd bezet is. Daar kun je flexibeler mee omgaan. Offace ging
aantoonbaar procesgericht te werk. Ze boden geen rigide, maar een hybride
oplossing. Uiteindelijk bleek dat het managementteam het enige
bedrijfsonderdeel was dat niet flexibel dacht en hun eigen ruimte wilde
behouden. De rest van het personeel stond zeker open voor verandering.
Individueel werd er intensief per medewerker overlegd en ook de OR was
enthousiast over de uiteindelijke herindeling. Het ging bij ons beslist
niet om een trend te introduceren om de trend. We wilden er gezamenlijk
beter van worden. Uiteindelijk is het project bij het managementteam
ingediend, maar is het om de kosten afgeblazen. Ik ben echter nog steeds
voorstander van realisatie van het project.”
Bemiddelaar
Hoe zou het overleg tussen managers en facility managers eigenlijk beter
kunnen verlopen als kantoorruimte heringericht moet worden naar
draagkracht? Daar komen bemiddelaars bij om de hoek kijken. Zoals
bijvoorbeeld Herbert Monteban, adviseur en trainer bij Kerk en Wereld, een
instituut voor dialoog, onderzoek en trainingen. “We zijn een soort
intermediair tussen onderhandelingspartijen. We treden hierbij in dialoog
en wijzen op overeenkomsten.”
Kerk en Wereld paste deze werkwijze onder meer toe bij Shell met als doel
de partijen een ander beeld voor te schotelen, zodat ze eerder tot
overeenkomst kunnen komen. Ze hanteren hierbij altijd eenzelfde strategie,
zo vertelt Monteban. “We proberen een groter draagvlak te ontwikkelen
bij veranderingssituaties. Dit doen we met behulp van de zogenaamde
Dialogue for Understanding-strategie, ofwel ‘begrip kweken voor
elkanders dilemma’s’. Maar dit moet wel in een vriendelijke sfeer
verlopen. De verschillen moeten bespreekbaar zijn en negatieve energie
moet beperkt blijven. Wij fungeren dus als een soort
onderhandelingsploeg.”
Monteban heeft zich tot op heden nog niet veel op het
kantoorinrichtingspad begeven. Maar dit zal, als het aan hem ligt,
veranderen. “Ik denk dat we voor het verkrijgen van draagvlak tussen
twee onderhandelaars een goede partij zijn en ook in de kantoorwereld
willen we graag onze expertise verlenen. Ik hoop dat de partijen zich niet
laten afschrikken door onze naam. Het is namelijk niet zo dat we de
christelijke ideologieën willen prediken. De toegevoegde waarde van een
instituut als Kerk en Wereld is dat we neutraal naar elk conflict kijken.
Daarnaast bieden we diepgang en gedegenheid. We zijn er als middel om
dialoog en draagvlak te creëren. Je eigen mening is echter van wezenlijk
belang.”
Dennis Dekker
|
