|
Interview
'Modern
kantoor zinloos als niet wordt gekeken naar werkprocessen en kennis'
“Het heeft geen zin een hypermodern kantoor
in te richten zonder te kijken naar het werkproces en de kennis binnen
de organisatie.” Dit zegt Robert-Jan Snijders, directeur van Twynstra
Work Innovation, in reactie op het beursconcept voor de
kantoorontwikkelingsbranche 'My Office'.
Het
concept is door Jaarbeurs Exhibitions & Media in samenwerking met
Vifkantec, Fenit en ICT Telecom ontwikkeld. De beurs wordt gehouden van
14 tot en met 16 mei 2002 in Jaarbeurs Utrecht. Snijders: “Je kunt
erop studeren hoe je werk mooier, leuker en effectiever kunt maken, maar
vergeet niet dat de mens centraal staat bij werkinnovatie. Drie
invalshoeken zijn daarbij van belang: proces, kennis en werkomgeving.
Werkprocessen kunnen gestructureerd zijn, waarbij het eindresultaat van
tevoren helder is geformuleerd, of ongestructureerd en zelfs op ad-hoc
basis. Je komt met een leuk idee bij je baas en die geeft jou
enthousiast de opdracht het ook maar zelf uit te voeren, bovenop het
werk waar je al je handen vol aan hebt. Kennis spitst zich toe op
informatie, ervaring, vaardigheden en de attitude van de medewerkers. De
werkomgeving is allang niet meer de fysieke plek van het kantoor alleen.
Proces, kennis en werkomgeving. De nauwgezette
afstemming tussen deze drie factoren bepaalt het succes van
werkinnovaties, waarbij niet vergeten mag worden dat de mens centraal
staat.
Je werk wordt ook in grote mate bepaald door je laptop en je netwerk,
een virtuele omgeving. Niet alle bedrijven bevinden zich in dat stadium.
Zoiets heeft te maken met de bedrijfscultuur en de vraag in hoeverre men
met nieuwe technieken wil experimenteren, zonder daar eerst jaren op te
studeren. Maar uiteindelijk gaat het daar wel naartoe.”
“Proces,
kennis en werkomgeving zijn integraal met elkaar verbonden en moeten
elkaar versterken, anders bereik je met werkinnovatie niet meer dan een
bescheiden vorm van suboptimalisatie. Het heeft geen zin een hypermodern
kantoor in te richten zonder te kijken naar het werkproces en de kennis
binnen de organisatie. Je moet bijvoorbeeld eerst je interne processen
digitaliseren, voordat je werkplekken flexibel kunt gaan inrichten.”
Afstemmen
“Ook
de factor kennis moet je uitvoerig onder de loep nemen en dan pas de
fysieke omgeving daarop afstemmen. Alles in een digitale database stoppen
is ook niet de oplossing. Bedrijven komen daar steeds meer van terug. Er
zijn volop mensen met kennis binnen een organisatie waar collega's
behoefte aan hebben om even mee te praten. Dat persoonlijk contact is erg
belangrijk en kan gewoon fysiek plaatsvinden in een gezamenlijke
ontmoetingsruimte op kantoor of langs digitale weg. Denk maar aan
multinationals die op veertig locaties verspreid over de aardbol aanwezig
zijn. Daar zie je virtuele teams ontstaan die wereldwijd een project
aanpakken. Die moeten onafhankelijk van plaats en tijd met elkaar kunnen
communiceren. Technisch is dat mogelijk, maar hoe wordt zoiets ook
succesvol? Dat moet je goed onderzoeken.”
“Zo ontstaan er allerlei mengvormen, van projectmatig werk met virtuele
teams tot gestructureerd werk. Het laatste leent zich weer prima voor
telewerken en parttimers. De meerwaarde van dit alles zie je terugkomen in
het concept van My Office. Dat past uitstekend in de context van het
proces en het team waarin een werknemer functioneert. Weliswaar neemt het
de medewerker als uitgangspunt, maar het is beslist geen
individualiseringsslag. Er moet een blending worden gemaakt tussen
het eigen werk en het werk dat met anderen wordt gedaan, fysiek of
virtueel. De werksetting wordt flexibel, maar de fysieke omgeving van het
kantoor moet in synergie zijn met de virtuele omgeving.”
Ton
Brands
|
