|
Wim
Bonenberg: 'Het moet allemaal anders'
Ondanks
alle veranderingen en moderniseringen die de laatste jaren in de
kantooromgeving hebben plaatsgevonden, is de bezettingsgraad van de
gemiddelde kantoorwerkplek in ons land nog altijd schrikbarend laag. Dat
zegt consultant Wim Bonenberg, verbonden aan BFConsult. Bonenberg pleit
voor ingrijpende maatregelen.
Bonenberg
houdt zich als consultant voornamelijk bezig met het begeleiden van
veranderingsprocessen binnen administratieve organisaties. “Wij brengen
de ambitie van de directie en de acceptatie van de medewerkers bij elkaar
in nieuwe kantoor- en werkplekconcepten”, aldus de voormalige
Pilastro-voorman. “Dat is momenteel hoogst noodzakelijk: meer dan de
helft van de beroepsbevolking werkt al regelmatig buiten de
kantooruren.” Dit geldt echter niet voor kantoorwerkers. Onder
administratieve medewerkers heerst volgens Bonenberg nog teveel een
‘negen tot vijf-mentaliteit’, en dat moet in de ogen van de consultant
veranderen.
Continuïteit
Met name de lage bezettingsgraad van het gros van de kantoorwerkplekken is
Bonenberg een doorn in het oog. Temeer daar de inrichting van gemiddelde
werkplek aanzienlijke kosten met zich meebrengt. “Uit algemeen aanvaarde
onderzoeken is vastgesteld dat een administratief medewerker jaarlijks
gemiddeld 12.500 euro kost aan huisvestingkosten”, stelt Bonenberg.
“De bezettingsgraad van de gemiddelde kantoorwerkplek daalt ondertussen
steeds verder. De situatie is zo langzamerhand onacceptabel en vraagt om
ingrijpen. Mede omdat in deze tijd van teruglopende economie de
concurrentiepositie en de continuïteit van ondernemingen onder druk
staan.”
De BF-consultant hanteert een opmerkelijke berekeningsmethode om zijn
verhaal te illustreren. “Een eenvoudige rekensom stemt tot nadenken”,
zegt Bonenberg. “Een jaar telt 8760 uur. Na aftrek van de weekeinden en
vrije dagen blijft er nog 5184 uur over. Van de 24 uur wordt er per dag
maar 8 uur daadwerkelijk gewerkt, hetgeen betekent dat er jaarlijks in
totaal slechts 1728 uur van een werkplek gebruik wordt gemaakt. Dit is een
bezettingsgraad van nog geen 20 procent! Als je dan bedenkt dat een
kantoormedewerker ook nog eens vele uren niet op zijn of haar werkplek is
vanwege vergaderingen, studie, buitendienstwerkzaamheden en ziekte, is het
duidelijk dat de bezettingsgraad van de gemiddelde administratieve
werkplek schrikbarend laag is.”
Dagdelen
De oplossing is volgens Bonenberg onder meer gelegen in een verregaande
flexibilisering van de arbeidstijden. “Er zijn grote besparingen
realiseerbaar wanneer er gewerkt wordt aan een cultuurverandering en meer
flexibilisering van de werktijden in administratieve organisaties.”
Bonenberg heeft een concreet voorstel ter oplossing van de gesignaleerde
problematiek: het opdelen van een werkdag in drie dagdelen van 4 uur, in
te vullen door verschillende parttime medewerkers. “Hierdoor kan een
besparing op huisvestingskosten van 30 tot 40 procent worden
gerealiseerd”, rekent Bonenberg voor.
“Zoals bij alle veranderingen zullen er tegenargumenten komen”,
vervolgt de consultant. “Deze zijn echter oplosbaar wanneer het
veranderingsproces goed wordt begeleid. Verschuivingen in het
personeelsbestand zullen zo nu en dan voor lief genomen moeten worden.”
De voordelen van de deels pijnlijke ingrepen in het personeelsbestand zijn
volgens de consultant vele malen groter dan de nadelen: “Minder
werkplekken, minder vierkante meters, minder energieverbruik, betere
communicatie.”
Thuiswerken
Naast het opdelen van de werkdag in drie dagdelen is ook het zogenaamde
thuiswerken een belangrijk facet van Bonenbergs strategie om de
bezettingsgraad in het kantoor naar een acceptabel niveau te brengen:
“Door front- en backoffice te scheiden bestaat de mogelijkheid om werken
en wonen dichter bij elkaar te brengen hetgeen de reistijden en filetijden
terugbrengt en waardoor er gemakkelijker in drie dagdelen gewerkt kan
worden.” De keuze voor thuiswerken is volgens Bonenberg overigens alleen
rendabel wanneer het daadwerkelijk leidt tot een vermindering van het
aantal vast in te zetten werkplekken. “Anders blijft de bezettingsgraad
nog laag en betekent de keuze voor thuiswerken slechts een verplaatsing
van de kosten. Thuiswerken dient altijd bij te dragen aan een verhoging
van de huidige bezettingsgraad en verlaging van de kosten.”
Bonenbergs verhaal klinkt interessant: een hogere bezettingsgraad tegen
lagere kosten. Dat wil iedere ondernemer wel. Maar zijn de plannen van de
BF-consultant eigenlijk wel reëel? De door de consultant voorgestelde
invoering van flexibele werktijden lijkt op het eerste gezicht a hell of a
job. “De invoering is alleen mogelijk via een top down-initiatief met
een juiste begeleiding en samenwerking tussen afdelingen P&O en de
facilitaire dienst”, repliceert Bonenberg. “Het begint bij het
opstellen van heldere doelstellingen door het management en een juiste
uitwerking en begeleiding van een werkgroep, mogelijk ondersteund door
externe deskundigen. Een gedegen plan en strategie en haalbaarheidstudie
gaan hieraan vooraf. Bij te verwachten weerstand is een pilot-project een
uitstekend middel om de grootste weerstanden weg te nemen.”
Eenvoudige ingrepen
Natuurlijk hoopt Bonenberg dat bedrijven het veranderingsproces niet
alleen zullen doorlopen. Idealiter nemen zij Bonenberg in de arm om het
gehele traject te begeleiden. Het zal de klant volgens de consultant geen
windeieren leggen: “Met een goede planning en een gedegen toekomstvisie
kunnen op lange termijn aanzienlijke besparingen bereikt worden. Met
relatief eenvoudige ingrepen is het al mogelijk de bezettingsgraad met 50
procent te doen toenemen. Met mijn opzet hoop ik een aanzet te geven tot
een cultuurwijziging binnen kantoororganisaties. Het uiteindelijke doel is
om ook administratieve medewerkers buiten de standaard ‘kantoortijden’
te laten werken met een betere dienstverlening en een beter gebruik van de
beschikbare middelen.”
Henk-Jan Hoekjen
|
