Kantoorverhuurder als hotelier

Steelcase Solutions, aanbieder van totaalconcepten op het gebied van werkomgevingen, organiseerde een debat over hoe de leegstand van kantoren in de toekomst is te voorkomen. Een belangrijke conclusie luidt dat de mens of gebruiker gedurende de complete levenscyclus van het kantoor centraal moet staan; van ontwerp en realisatie tot en met de gebruiksfase en herbestemming.

Om beter in te kunnen spelen op de vraag, zullen kantooraanbieders moeten inzetten op meer flexibele contracten die een complete dienstverlening omvatten en waarbij wordt afgerekend voor dat wat echt wordt afgenomen. De verhuurder als hotelier. Door toegenomen technologische mogelijkheden en ontwikkelingen als Het Nieuwe Werken verandert de manier waarop we samenwerken. Er ontstaat meer vrijheid, maar wat blijft is de daadwerkelijke ontmoeting tussen mensen. Hoewel de behoefte aan kantoorruimte in de toekomst ongetwijfeld verder zal afnemen, zullen kantoren daarom nooit helemaal verdwijnen. Bianca Krijgsman-van Gulik, directeur Nederland van Steelcase Solutions: “Er zal altijd behoefte blijven aan een plek waar een bedrijf zijn relaties kan ontvangen en waar mensen bijeen kunnen komen om elkaar te ontmoeten of samen te werken met collega’s.” Vaststaat in ieder geval dat het onderscheid tussen kantoren die leeg komen te staan en kantoren die wel toekomstbestendig zijn door een teruglopende vraag alleen maar duidelijker zal worden.

De deelnemers aan het debat zijn het erover eens dat de kwaliteit van het kantoor wordt bepaald door de mate waarin deze afgestemd is op en ondersteunend aan de gebruiker. Volgens Krijgsman – van Gulik moet bij de inrichting van kantoren nog nadrukkelijker worden uitgegaan van hoe mensen met elkaar omgaan, wat hun behoeftes zijn en op welke manier zij gebruik maken van het kantoor. Thomas Rau, directeur van Rau Architecten: “Mensen hebben behoefte aan een eigen ruimte waar ze zich thuis voelen, die is toegespitst op hun wensen en die ze naar eigen inzicht kunnen inrichten. De kantoorruimte van de toekomst zal dan ook veel meer een platform zijn waar mensen op flexibele manier en al naar gelang hun behoefte gebruik van kunnen maken. Het is de prestatie die telt.” Paul Oortwijn, director Business & Facility Services bij USG People: “Werken, vergaderen, samenwerken zijn functies die wij onze klanten willen aanbieden, maar dit staat los van huisvesting. Huurders hebben verzorging nodig en geen nieuwe ruimtes. Ze hebben geen behoefte aan een Bob de Bouwer, maar aan een Hendrik-Jan de Tuinman.”

Nu is het in de praktijk inderdaad nog te vaak dat de gebruiker de sluitpost is. Die wordt ongewild opgescheept met gebrekkige verlichting of zit vast aan een langlopend energiecontract. De deelnemers aan het debat zijn van mening dat er met meer flexibele en kortlopende contracten gewerkt zal moeten gaan worden om ervoor te zorgen dat vraag en aanbod in de toekomst beter op elkaar aansluiten. Bij deze zogenaamde prestatiecontracten betaalt de huurder voor wat hij daadwerkelijk afneemt. Krijgsman-van Gulik: “Als je adequaat in wilt kunnen spelen op de behoefte van huurders of gebruikers, moet je zorgen dat je een totaalconcept biedt. Door de samenwerking met andere partijen te zoeken kun je naast ruimte dan ook bijvoorbeeld meubilair, printfaciliteiten en –benodigdheden, elektriciteit en een verhuis- of schoonmaakdienst aanbieden. De gebruiker kan dan zelf kiezen wat hij wel en niet af wil nemen.”
Een belangrijk voordeel van dit soort constructies is dat organisaties geen grote initiële investeringen meer hoeven te doen. De kosten zijn beter te spreiden en ze kunnen veel actiever monitoren en sturen op wat ze willen afnemen.