U herinnert het zich vast nog: de commotie rond de circulaire aanbesteding kantoormeubilair van een paar jaar geleden. Maar sinds de storm is gaan liggen is het werk verdergegaan. Rijkswaterstaat publiceerde onlangs een door PHI Factory opgesteld rapport over de geleerde lessen.
Rijkswaterstaat besteedde in 2016-2017 een nieuw raamcontract aan voor ‘circulair kantoormeubilair’ bij de rijksoverheid. Dit raamcontract, met een potentiële omvang van 200 miljoen euro, is de grootste circulaire inkoopopdracht die tot nog toe in Nederland is aanbesteed. “Niet alleen qua financiële omvang, maar ook qua circulair ambitieniveau is het project bijzonder en leerzaam voor andere overheden”, aldus een woordvoerder van PHI Factory. “Het is dan ook van belang voor de ontwikkeling van circulair inkopen om dit bijzonder leerzame traject in kaart te brengen en zo de opgedane kennis te verspreiden.”
“In eerste instantie vond er een inventarisatie van de beschikbare documenten plaats”, aldus een woordvoerder van PHI Factory over de gevolgde methode. “Dit ging om documenten zoals de aanbestedingsstukken, reeds opgestelde factsheets en evaluatiestukken. Deze informatie werd geanalyseerd en samengevoegd.” Op basis van deze opzet vond er overleg plaats met RWS wat betreft de opgehaalde informatie en gaf PHI een overzicht van de nog missende informatie. “Van daaruit werd binnen RWS de juiste informatie bij de juiste personen opgehaald. Juist deze informatie is waardevol voor dit rapport om inzicht te krijgen in het proces, de obstakels en hoe hiermee is omgegaan.”
Het resultaat van deze werkwijze is volgens de woordvoerder een helder en toegankelijk rapport dat de geleerde lessen uit de aanbesteding circulaire kantoormeubilair van Rijkswaterstaat beschrijft. “Dit rapport geeft andere aanbestedende diensten waardevolle inzichten en handvatten om zelf aan de slag te gaan met circulair inkopen. Rijkswaterstaat draagt hiermee bij aan kennisdeling en de ontwikkeling van circulair inkopen in het algemeen en voor kantoormeubilair in het bijzonder.”
Samenvatting successen:
- De aanbesteding heeft de beweging naar een circulaire economie in de markt versneld.
- Er is een duidelijke visie op circulair meubilair ontstaan (rapport TurnToo).
- De visie op circulair meubilair is doorvertaald naar het inschrijvings- en beoordelingsdocument en in de KPI’s waarop de contracten gemonitord worden.
- Er is een duidelijk en consistent inschrijvings- en beoordelingsdocument geformuleerd.
- De circulaire gunningscriteria sloten naadloos aan op de ambitie en doelstellingen van de categorie.
- De kwalitatieve circulaire gunningscriteria waren doorslaggevend.
- Er is gewerkt met een integraal categorieteam waarin de categoriemanager, de contractmanager, de programmanager circulaire economie en de inkoper vertegenwoordigd waren.
- Voor de leveranciers is een webinar ingericht als helpdesk voor het gebruik van de circulaire tool waarmee gewerkt is.
- De beoordelaars werden verplicht een opleidingsbijeenkomst te volgen waarin onder andere de gestelde definitie van circulariteit in relatie tot meubilair is toegelicht.
- De aanpak en inrichting van de consensusbijeenkomst die door een begeleider in goede banen werd geleid en waarbij gewerkt is met anonieme cijfers en cijferkaarten was erg effectief. Door de groepsgrootte werd de gemeenschappelijke deler duidelijk.
Vanuit de marktpartijen:
- Vanwege de grootte van de aanbesteding, heeft de aanbesteding een grote impact op de markt. Hierdoor heeft het Rijk een circulaire impuls aan de markt kunnen geven.
- De duidelijke visie op circulariteit en het gebruik van de definities van de circulaire loops.
- De extra tijd die marktpartijen hebben gekregen bovenop de wettelijke termijn van de aanbestedingswet.
Samenvatting ‘lessons learned’:
- Koppel het creëren van draagvlak binnen de eigen organisatie en het uitvoeren van het aanbestedingstraject los van elkaar.
- Zorg dat er beleid is vastgesteld over circulariteit (in relatie tot kantoorinrichting).
- Zorg dat de juiste kennis beschikbaar is (juridisch, inhoudelijke expertise, product- en materiaalkennis, circulair).
- Experimenteer en leer met kleinschalige aanbestedingen. De omvang van de opdracht en daarmee het belang voor de markt was groot. De markt had liever gezien dat de 4 percelen apart in de markt waren gezet.
- Neem de tijd voor de keuze van een circulaire tool, bepaal wat je eruit wilt halen en test de tool.
- Bedenk en beschrijf duidelijk in het inschrijvings- en beoordelingsdocument wat je wilt verifiëren en hoe je dit doet.
- Neem de tijd voor de voorbereiding van de aanbesteding.
Lees hier de rapportage.
