De tips over het razendsnel ingeburgerde woord ‘anderhalvemeterkantoor’ buitelen over elkaar heen. Ook Twynstra Gudde kan natuurlijk niet achterblijven. Adviseur Bote Scholtens geeft een serie tips.
Onder de titel ‘Hoe bereidt Nederland zich voor op het 1,5 meter kantoor?’schreef Scholtens een uitgebreid artikel over de vele facetten die plots een rol (gaan) spelen in het kantoor van het post-corona-tijdperk. “Hoe ziet dit kantoor eruit? Wordt er alleen met ander gebruik rekening gehouden, of staan er heuse verbouwingen op het programma? Wij spraken vijftien facilitair professionals over de overwegingen en keuzes die zij nu maken.”
Uit de interviews komt onder meer naar voren dat organisaties verschillend omgaan met de huidige situatie. “Sommigen bereiden zich al sinds de uitbraak van het virus in januari voor en hebben inmiddels uitgewerkte scenario’s op de plank liggen. Anderen laten zich leiden door de richtlijnen van de regering en wachten op welke versoepelende maatregelen er de volgende persconferentie worden gemeld.”
Volgens Scholtens zijn er ook overeenkomsten. “Zo heeft bijna iedere organisatie een “taskforce” of “crisisteam” opgericht. Vaak is in deze gremia het bestuur van de organisatie vertegenwoordigd, zodat scenario’s snel kunnen worden afgewogen en gedragen besluiten worden genomen. Ineens staat huisvesting hoog op de agenda van de directie, een langgekoesterde wens van menig facility manager.”
Scholtens stelt op basis van de interviews dat de realisatie van het anderhalvemeterkantoor grofweg in vier fasen wordt gerealiseerd. “Iedereen begint met (1) een verkenning van de maatregelen die er getroffen kunnen worden. Daarna (2) wordt de aanpak bepaald, (3) besluitvorming rondgebreid en ten slotte (4) gaat men over tot uitvoering.”
In zijn artikel op de TwynstraGudde-site staat Scholtens stil bij de eerste twee fasen.”Veel van de professionals die mijn collega’s en ikzelf spraken bevinden zich nog in de verkenningsfase: welke mogelijkheden zijn er en welke passen het beste bij mijn organisatie?” Kwesties die hierbij spelen zijn onder meer de vraag of en hoe groepen gebruikers gesplitst moeten gaan worden, de logistieke beperkingen van kantoorgebouwen, de vraag of en hoe klanten ontvangen kunnen gaan worden, het berperken van de toegang van toiletten, en het weghalen van stoelen. “Een effectieve maatregel die weinig tijd en energie kost en de 1,5 meter afstand houden op een natuurlijke manier ondersteunt”, aldus Scholtens over laatstgenoemde maatregel. “Beperk het aantal stoelen in het gebouw en er zullen simpelweg minder mensen gebruik kunnen maken van een ruimte. Vooral in de vergaderzalen wordt dit toegepast, maar ook in open kantoorruimten is dit een voor de hand liggende maatregel.”
Ook wordt er volgens Scholtens veel nagedacht over facilitaire ingrepen, zoals extra schoonmaak, het bieden van lunchpakketten, het aanbrengen van anderhalve meter-markeringen, en het opnemen van de temperatuur van medewerkers. “Wat opvalt is dat er nauwelijks gebruik wordt gemaakt van technologie. Hoewel veel organisaties afgelopen jaar druk in de weer waren met ‘Smart Buildings’, blijken de toepassingen in de praktijk nog beperkt. Organisaties die sensoren al wel grootschalig in gebruik hebben vinden deze niet echt nuttig.”
“We zien dat facility managers in hun kracht komen door in deze tijd na te denken over creatieve oplossingen”, vervolgt Scholtens.
Ook voor wat betreft de tweede fase – het bepalen van de aanpak – komt de TwynstraGudde-adviseur tot een aantal vaststellingen. “Vervolgens rijst de vraag via welke aanpak de maatregelen worden uitgerold. Kies je voor een big bang? Ga je maatregelen in een leeg kantoor testen? Er zijn organisaties die ervoor kiezen om pilots te doen met kleine groepen werknemers. Vooral organisaties met een draaiend productieproces lijken daarvoor te kiezen. ASML, FrieslandCampina, maar bijvoorbeeld ook Vitens.”
De meeste organisaties werken volgens Scholtens aan een plan voor een tijdelijke situatie. “Deze organisaties verwachten dat de situatie tijdelijk is en doen geen grote investeringen. De omvang van deze plannen wisselt echter aanzienlijk. De meeste organisaties nemen enkele van bovenstaande ideeën in overweging en hebben die op een kladpapiertje opgeschreven. Maar er zijn ook organisaties die het meer gedegen oppakken.” Zo werkt PwC volgens Scholtens sinds 28 februari met een multidisciplinaire Taskforce die het besluitvormende Crisis Management Team adviseert. “Randstad heeft een visie opgesteld waarin wordt omschreven hoe men vanaf 28 april veilig naar een Randstad vestiging kan komen, en gebruikt dit ook als basis om opdrachtgevers te adviseren.”
“Ook FrieslandCampina heeft niet stil gezeten. Het bedrijf exploiteert diverse kantoren en fabrieken in Azië en heeft sinds de uitbraak van de Coronacrisis in januari gewerkt aan diverse scenario’s. De facilitair manager adviseert niet uit te gaan van piekbezetting, maar van het gemiddelde, en op basis daarvan een ratio te bepalen waarop je handhaaft. FrieslandCampina kiest expliciet niet voor verruiming van openingstijden, omdat dat de druk bij dubbele shifts op het kantoor en daarmee de kans op besmetting alleen maar vergroot. Daarbij zit FrieslandCampina ook vast aan bijvoorbeeld de smalle gangzones van het hoofdkantoor uit de jaren ’70: ‘Niet de regering, maar het gebouw bepaalt of 50 procent van de mensen in het gebouw kunnen’.”
Er zijn ook organisaties die volgens Scholtens minder expliciet plannen maken en zich in eerste instantie laten leiden door de versoepeling van de maatregelen van de regering. “Zij kiezen ervoor om de volgende persconferentie af te wachten en te bepalen hoe zij daarna weer verder kunnen.”
“Voor een aantal organisaties is de coronacrisis aanleiding om het huisvestingsconcept structureel te herzien. Om verschillende redenen. Bij Booking.com hebben medewerkers een eigen werkplek en moet men nu voor het eerst op grote schaal thuis werken. Op basis van deze ervaring wordt gekeken of en hoe thuiswerken structureel onderdeel kan worden van het huisvestingsconcept. PPG zit in een vergelijkbare situatie en overwoog de afgelopen tijd om de traditionele cellenstructuur om te bouwen naar een flexwerkomgeving. In het 1,5 meter kantoor kunnen zij de overruimte echter goed gebruiken. Het bedrijf onderzoekt nu hoe medewerkers zich thuis voelen om te kijken hoe deze learnings onderdeel kunnen worden van het toekomstige kantoorconcept.”
Hoe nu verder?, vraagt de TwynstraGudde-man zich tot besluit af. “De hoeveelheid maatregelen en de ingangsdatum zijn afhankelijk van wanneer de overheid de eerste versoepelingen op kantoor aankondigt. Daarom zijn we nog niet aan echte besluiten toegekomen. De scenario’s en aanpakken die nu worden voorbereid, worden straks voorgelegd aan crisisteams. Hoe de besluitvorming plaatsvindt en wat er in de uitvoering precies gaat gebeuren, daarover meer in het volgende artikel. Ook wordt daarin stil gestaan bij de gedragscomponent: hoe waarborg je dat men op kantoor de 1,5 meter ook daadwerkelijk aanhoudt?”
Met andere woorden: wordt vervolgd.
