Het fysieke kantoor is totaal passé. Dat is althans het bericht dat we dezer dagen vaak te horen en te lezen krijgen. De periode van gedwongen thuiswerken zou bewezen hebben dat fysieke kantoren niet meer van deze tijd zijn. Bij Steelcase denkt men daar echter heel anders over. De Amerikaanse producent van projectmeubilair plaatst een serie kanttekeningen bij de ’thuiswerk-hosanna’ die je hier en daar tegenkomt.
Wereldwijd hebben kantoorwerkers gedurende de afgelopen periode gedwongen vanuit huis gewerkt. Zo hier en daar heeft dat geleid tot eureka-achtige inzichten. Tijdens tal van webinars hoorden we als Inside-redactie de afgelopen tijd consultants en andere werkplek-adviseurs orakelen over ‘het einde van het kantoor’. Volgens menigeen toont de huidige thuiswerkperiode aan dat we het kantoor helemaal niet meer nodig hebben. De meest gebruikte argumenten: werknemers zijn thuis minstens zo productief, de reistijd wordt in belangrijke mate verkort (of eigenlijk: tenietgedaan), werknemers kunnen privé en werk veel beter op elkaar afstemmen, en bedrijven kunnen besparen op huisvestingskosten.
Tot zover de niet zelden in ‘hosanna-achtige’ termen gedebiteerde theorie. Maar hoe gaat het in de praktijk? Gaan we het kantoor echt als een ‘das war einmal’-artefact beschouwen uit de pre-corona-geschiedenis? Gebruiken we de gezamenlijke bedrijfsruimte post-corona alleen nog om af en toe een bakje koffie te drinken en te brainstormen? En kunnen bedrijven hun huisvestingsbudget dus decimeren?
Bij Steelcase is men daar allesbehalve zeker van. Het bedrijf benoemt een aantal misvattingen. Zo stelt de woordvoerder dat het nog maar te bezien valt of kosten gereduceerd kunnen worden wanneer meer mensen vanuit huis gaan werken. Dit miskent volgens de inrichter dat slechts een klein deel van het personeel de faciliteiten heeft om echt structureel te kunnen thuiswerken. Het invoeren van structureel thuiswerken brengt met andere woorden tal van onvoorziene kosten met zich mee. De observatie is begrijpelijk. Want hoe ga je als bedrijf bijvoorbeeld om met fulltime werkende medewerkers die met kleine kinderen in een flatje wonen? Een groter appartement voor ze kopen met twee aparte werkruimtes? Of in toekomstige vacatures aangeven dat mensen met kleine woningen niet hoeven te solliciteren?
Een tweede belangrijke misvatting is volgens Steelcase de veelgehoorde stelling dat mensen in de thuiswerksituatie productiever zijn dan in het ‘oude’ fysieke kantoor. “Dat hangt er maar van af hoe je ‘productiviteit’ definieert”, aldus het bedrijf. “Sommige taken zijn eenvoudig te doen op de thuiswerkplek. Maar ware productiviteit van kenniswerkers, die gerelateerd is aan creativiteit, innovatie en transformatie, is zeer moeilijk te meten op de korte termijn – zeker gedurende een pandemie – en heel moeilijk op virtuele wijze te realiseren.”
Ook de stelling dat thuiswerken tot een betere ‘work-life balance’ zou leiden kan op de scepsis van Steelcase rekenen. De woordvoerder wijst onder meer op het gevaar – misschien herkenbaar voor veel Inside Information-lezers – dat de grenzen tussen werk en privé juist vervagen bij veelvuldig thuiswerken. Wanneer je het negatief stelt, zou je kunnen zeggen dat het werk langzamerhand het gehele privéleven koloniseert. Waar is de balans wanneer je chef verwacht dat je 24-7 bereikbaar bent omdat je immers in zekere zin altijd op je werkplek bent? Ook stelt Steelcase dat onderzoek uitwijst dat virtueel vergaderen vermoeiender is dan ‘echt’ vergaderen. Kort gezegd: wat heb je aan een goede werk-leven-balans wanneer je een groot deel van je vrije tijd uitgeput van al het ‘gezoom’ op de bank hangt?
Overigens wil ook Steelcase de zaken natuurlijk niet bij het oude houden. Het bedrijf geeft vijf tips voor het werken in de post-corona periode:
1. Vergroot het eco-systeem van werkplekken en biedt meer keuze en controle
2. Verander van vast naar vloeibaar
3. Focus op ‘ik in wij’
4. Maak alle samenwerkingsruimtes hoge prestatie-ruimtes
5. Schuif het fysieke en het digitale in elkaar
Uit deze opsomming blijkt maar weer eens hoe moeilijk het is om woorden te vinden om de nog onzekere toekomst concreet te maken. Want in deze aanbevelingen ontkomt Steelcase er niet aan een mate van schijnbaar losgezongen abstractie te gebruiken, waarvan niet direct helemaal duidelijk is wat dit in de praktijk nu eigenlijk precies betekent. Of zou het dit zijn?: maak in de toekomst gebruik van de flexibele mogelijkheden die digitale communicatietechnologie te bieden heeft voor uw organisatie, maar verlies daarbij niet uit het oog dat het gevoel van gezamenlijkheid die voor organisaties zo belangrijk is niet alleen via beeldschermoverleg bereikt kan worden.
